Política de Privacidad

1. Información que Recopilamos

1.1 Información Personal que Proporcionas

Recopilamos la información que nos proporcionas voluntariamente cuando:

• Te registras para una cuenta: nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, número de teléfono, puesto
• Te suscribes al Servicio: información de facturación (procesada de forma segura por Stripe), historial de pagos
• Nos contactas: nombre, correo electrónico, contenido del mensaje, número de teléfono
• Te unes a la lista de espera: correo electrónico, información de la empresa, detalles del caso de uso

1.2 Información Recopilada Automáticamente

Cuando accedes al Servicio, podemos recopilar automáticamente:

• Datos de uso: páginas visitadas, tiempo de permanencia, clics, rutas de navegación, uso de funciones
• Información del dispositivo: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo
• Datos de ubicación: ubicación geográfica aproximada basada en la dirección IP
• Cookies y tecnologías similares: consulta nuestra Política de Cookies para más detalles

1.3 Datos de Conversación

Si utilizas nuestras funciones de asistente IA, recopilamos:

• Transcripciones y mensajes de conversaciones con clientes
• Información de clientes compartida durante conversaciones (con tu autorización)
• Metadatos de conversación (marcas de tiempo, duración, resultados)
• Métricas de rendimiento del agente (calidad de respuesta, intervenciones humanas)

2. Cómo Usamos tu Información

Usamos la información recopilada para los siguientes fines:

• Prestación del Servicio: proporcionar, mantener y mejorar nuestro Servicio
• Gestión de la cuenta: administrar tu cuenta y brindar soporte
• Calidad del agente: revisar respuestas marcadas para proponer mejoras a la base de conocimiento de tu propio espacio de trabajo. No entrenamos modelos de IA con tus conversaciones, ni tuyas ni de ningún cliente.
• Comunicación: enviarte novedades, newsletters y comunicaciones de marketing (con tu consentimiento)
• Analítica: entender cómo interactúan los usuarios con el Servicio y optimizar su rendimiento
• Seguridad: detectar, prevenir y abordar incidentes técnicos o actividad fraudulenta
• Cumplimiento legal: cumplir obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos del Servicio

3. Base Jurídica del Tratamiento (GDPR)

Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo (EEE), nuestra base jurídica para recopilar y utilizar tu información personal depende del tipo de datos y del contexto:

• Ejecución contractual: tratamiento necesario para prestar el Servicio solicitado
• Consentimiento: has otorgado consentimiento explícito para fines específicos (por ejemplo, correos de marketing, cookies analíticas)
• Interés legítimo: tratamiento necesario para nuestros intereses empresariales legítimos (por ejemplo, prevención de fraude, mejora del servicio)
• Obligación legal: tratamiento necesario para cumplir obligaciones legales

4. Cómo Compartimos tu Información

Podemos compartir tu información en las siguientes circunstancias:

4.1 Proveedores de Servicios

Trabajamos con terceros para facilitar el Servicio:

• Google Cloud (Bélgica, europe-west1): alojamiento de la aplicación y la base de datos. Aquí es donde residen tus datos.
• Vercel: alojamiento del sitio web y del panel
• OpenAI y Anthropic (EE. UU.): generación de respuestas del agente. Reciben el contenido de la conversación en el momento de responder.
• Google (Gemini / Vertex AI): generación de respuestas del agente, únicamente en los negocios que lo activan.
• Stripe: procesamiento de pagos
• Resend (EE. UU., cláusulas contractuales tipo): envío de los correos del servicio (verificación de cuenta, avisos, facturación y notificaciones). Recibe la dirección de destino y el contenido del correo.
• Google Analytics: analítica de uso del sitio web (solo con tu consentimiento)
• Sentry (Alemania): detección de errores. Recibe el fallo técnico y en qué pantalla ocurrió. En el panel graba también, con el texto oculto, los segundos previos a un error, para poder reproducirlo. No recibe direcciones IP ni se usa en el sitio web público para nada más que el error en sí.

Estos terceros solo acceden a tus datos personales para ejecutar tareas en nuestro nombre y están obligados a no divulgarlos ni utilizarlos para otros fines.

4.2 Transferencias Empresariales

Si Komplian participa en una fusión, adquisición o venta de activos, tu información personal puede ser transferida. Te notificaremos antes de que tu información quede sujeta a una política distinta.

4.3 Requerimientos Legales

Podemos divulgar tu información si así lo exige la ley o en respuesta a solicitudes válidas de autoridades públicas (por ejemplo, un tribunal o una agencia gubernamental).

5. Datos que Tratamos por Cuenta de Nuestros Clientes

Los negocios que usan Komplian instalan nuestro agente en su web y lo conectan a sus canales (WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, Slack, correo). Cuando tú, como cliente o visitante de uno de esos negocios, escribes al agente, quien decide para qué se usan tus datos es ese negocio: él es el responsable del tratamiento y su política de privacidad es la que te aplica. Komplian actúa como encargado del tratamiento por cuenta del negocio, bajo el Acuerdo de Encargo de Tratamiento que firma con nosotros. Esta sección explica qué hacemos exactamente con esos datos, para que el negocio pueda citarlo en su política y tú puedas saberlo.

5.1 Qué guardamos

• La conversación: los mensajes que escribes y las respuestas del agente o de las personas del negocio, con fecha y canal.
• Lo que tú facilitas: nombre, correo, teléfono u otros datos que des al agente o en un formulario del chat, para que el negocio pueda atenderte.
• Datos técnicos mínimos: un identificador anónimo de visitante en la web, la página desde la que escribes y el idioma del navegador. En los canales de mensajería, el identificador que la plataforma nos entrega (por ejemplo, tu número en WhatsApp).

El agente te avisa antes de tu primer mensaje de que hablas con un agente virtual y enlaza la política de privacidad del negocio. Te recomendamos no compartir datos especialmente sensibles (salud, datos bancarios completos, documentos de identidad) en un chat.

5.2 Para qué

Únicamente para prestar el servicio al negocio: generar la respuesta del agente, mostrar la conversación al equipo del negocio en su bandeja, y registrar el contacto en su CRM si el negocio lo tiene activado. No usamos tus conversaciones para entrenar modelos ni para fines propios de Komplian.

5.3 Cuánto tiempo

• Las conversaciones sin actividad durante 30 días se archivan automáticamente, y las que siguen archivadas y sin actividad otros 30 días se retiran de la bandeja del negocio.
• El negocio puede eliminar una conversación o un contacto en cualquier momento desde su panel.
• Todos los datos se eliminan definitivamente cuando el negocio elimina su cuenta de Komplian (30 días después de solicitarlo) o cuando nos lo pide.

5.4 Quién más interviene (subencargados)

• Google Cloud (Bélgica, europe-west1): alojamiento de la aplicación y de la base de datos donde reside la conversación.
• OpenAI y Anthropic (EE. UU., cláusulas contractuales tipo): generación de la respuesta del agente. Reciben el contenido de la conversación en el momento de responder; no lo conservan para entrenar sus modelos bajo nuestros contratos de API.
• Google (Gemini / Vertex AI): generación de respuestas, únicamente en los negocios que lo activan.
• Vercel: alojamiento del panel desde el que el equipo del negocio lee la conversación.
• Resend (EE. UU., cláusulas contractuales tipo): envío de los correos que genera el servicio, como el aviso al negocio de un mensaje o formulario nuevo. Recibe la dirección de destino y el contenido de ese correo.
• Sentry (Alemania): detección de errores. Si el panel falla mientras se muestra una conversación, recibe el fallo técnico y una grabación de los segundos previos con el texto oculto.

La plataforma del canal por el que escribes (Meta para WhatsApp, Instagram y Messenger; Telegram; Slack; Discord) no es un subencargado nuestro: es el servicio que tú y el negocio habéis elegido, y trata tus datos según sus propias condiciones. Nosotros recibimos y enviamos los mensajes a través de ella.

5.5 Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión y los demás que te reconoce el RGPD ante el negocio con el que hablaste, que es el responsable. Si nos escribes a nosotros a team@komplian.com, trasladaremos tu solicitud al negocio y le ayudaremos a atenderla.

6. Tus Derechos de Protección de Datos

6.1 Derechos GDPR (Usuarios UE/EEE)

Si resides en el EEE, tienes los siguientes derechos de protección de datos:

• Derecho de acceso: puedes solicitar copias de tus datos personales
• Derecho de rectificación: puedes solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
• Derecho de supresión: puedes solicitar la eliminación de tus datos personales ("derecho al olvido")
• Derecho de limitación: puedes solicitar que limitemos el uso de tus datos
• Derecho a la portabilidad: puedes solicitar la transferencia de tus datos a otra organización
• Derecho de oposición: puedes oponerte al tratamiento de tus datos personales
• Derecho a retirar el consentimiento: puedes retirarlo en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él

6.2 Derechos CCPA (Residentes de California)

Si eres residente de California, tienes los siguientes derechos bajo CCPA:

• Derecho a saber: puedes solicitar información sobre los datos personales que recopilamos, usamos y divulgamos
• Derecho a eliminar: puedes solicitar la eliminación de tu información personal
• Derecho de exclusión (opt-out): puedes oponerte a la venta de tu información personal (nota: no vendemos información personal)
• Derecho a no discriminación: no serás discriminado por ejercer tus derechos de privacidad

6.3 Cómo eliminar tus datos o darte de baja

• Eliminar tu cuenta y sus datos: escríbenos a team@komplian.com desde la dirección de tu cuenta, con el asunto “Eliminación de datos”. Verificamos tu identidad, borramos tu espacio de trabajo y sus conversaciones, y te confirmamos por escrito cuando está hecho.
• Datos llegados por WhatsApp, Instagram o Messenger: indícanos en ese mismo correo el número de teléfono o la cuenta desde la que escribiste. Eliminamos los mensajes y el perfil de contacto asociados. También puedes retirar el permiso a Komplian desde la configuración de tu cuenta de Meta.
• Emails comerciales: usa el enlace de baja incluido en cualquiera de nuestros correos, o pídenoslo por email. La baja es inmediata y no afecta a los avisos de servicio de tu cuenta.
• Cookies de analítica y marketing: cámbialas cuando quieras desde el gestor de cookies del sitio, explicado en la Política de Cookies.

Conservamos únicamente lo que la ley nos obliga a guardar, como los registros de facturación, durante el plazo indicado en el apartado de conservación de datos.

7. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tu información personal, incluyendo:

• Cifrado: los datos en tránsito se cifran con protocolos TLS/SSL
• Almacenamiento seguro: los datos en reposo se cifran y se almacenan en servidores seguros
• Controles de acceso: acceso limitado a datos personales según necesidad
• Auditorías periódicas: revisión y actualización regular de prácticas de seguridad
• Formación del personal: capacitación en privacidad y protección de datos

Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro. Aunque nos esforzamos por proteger tu información personal, no podemos garantizar seguridad absoluta.

8. Conservación de Datos

Conservamos tu información personal solo durante el tiempo necesario para cumplir los fines descritos en esta Política de Privacidad, salvo que la ley exija o permita un periodo mayor.

• Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa y hasta 2 años tras su eliminación
• Datos de conversación: hasta 1 año o según configuración de tu cuenta
• Datos de pago: según normativa fiscal y contable aplicable (normalmente 7 años)
• Datos analíticos: hasta 14 meses (configuración por defecto de Google Analytics)

9. Transferencias Internacionales de Datos

Tus datos se alojan en la Unión Europea. La aplicación y la base de datos de Komplian se ejecutan en Google Cloud, región europe-west1 (Bélgica). Tu cuenta y tus conversaciones no salen del EEE para almacenarse.

Hay dos salidas del EEE. La primera es la generación de respuestas: cuando el agente responde, el contenido de esa conversación se envía a OpenAI y Anthropic (y a Google, en los negocios que activan Gemini), cuya infraestructura puede estar en Estados Unidos. Se envía para responder en ese momento, no para entrenar modelos. La segunda es el envío de correos del servicio a través de Resend, en Estados Unidos.

Esas transferencias se amparan en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, junto con las medidas técnicas descritas en nuestra Política de Seguridad.

10. Privacidad de Menores

Nuestro Servicio no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos de forma consciente información personal de menores de 18 años. Si eres madre, padre o tutor y sabes que un menor nos ha proporcionado información personal, contáctanos. Si detectamos que hemos recopilado información de menores sin verificación de consentimiento parental, tomaremos medidas para eliminar esos datos.

11. Enlaces de Terceros

Nuestro Servicio puede contener enlaces a sitios de terceros que no operamos nosotros. Si haces clic en un enlace de terceros, serás dirigido a ese sitio. Te recomendamos revisar la política de privacidad de cada sitio que visites.

No tenemos control ni asumimos responsabilidad por el contenido, políticas de privacidad o prácticas de sitios o servicios de terceros.

12. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Te notificaremos cualquier cambio mediante:

• Publicar la nueva Política de Privacidad en esta página
• Actualizar la fecha de "Última actualización" en la parte superior
• Enviar una notificación por correo electrónico (para cambios materiales)

Te recomendamos revisar esta Política de Privacidad periódicamente. Los cambios entran en vigor cuando se publican en esta página.

13. Contacto

Si tienes dudas sobre esta Política de Privacidad, contáctanos:

14. Autoridad de Control

Si te encuentras en el EEE y consideras que no hemos resuelto adecuadamente tus inquietudes de privacidad, tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad local de protección de datos.

Para usuarios en España, la autoridad de control es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es